ViboR
Vibor > Novice > Z dokumentnimi skenerji do pravih korakov digitalizacije

27. 05. 2021 Z dokumentnimi skenerji do pravih korakov digitalizacije



Digitalizacija dokumentov je realnost. To se zavedamo vsi. Kakšen korak proti temu smo pripravljeni narediti pa je odvisno od različnih faktorjev. Poznavanje procesa digitalizacije, sposobnost spremembe delovnega procesa, hitrost prilagajanja novim trendom in pa pravilna izbira strojne opreme in programskih rešitev, ki primerno poenostavijo in optimizirajo proces digitalizacije dokumenta. Vse to so ključni faktorji na poti digitalizacije.

Kot vhodna točka za pretvorbo dokumenta iz papirnega v digitalno obliko je kot strojna oprema edina prava izbira dokumentni skener. Tu ne mislimo skenerja na večopravilnem tiskalniku, ali skeniranje preko mobilnega telefona, ampak dokumentni skener.
Zakaj? Ker gre za napravo, ki je narejena izključno za skeniranje dokumentov in vključno s pripadajočo programsko opremo svoje delo opravi tako, kot je treba. Zato je izbira skenerja bolj premišljena odločitev, kakor se zdi na prvi pogled. Pri izbiri pravilne strojne opreme pa si je potrebno zastaviti nekaj osnovnih vprašanj:

  • Kakšna bo dnevna obremenitev skeniranja
  • Kakšne dokumente se bo skeniralo
  • Se bo skeniralo več dokumentov naenkrat ali razpršeno
  • Se bo skeniralo večinoma iste dokumente, ali različne
  • Je potrebna skenirna plošča

Na podlagi odgovorov na zgoraj našteta vprašanja si zelo olajšate pravilno izbiro skenerjev.


Zdaj, ko smo definirali procese dela in spoznali okolje, kamor lahko umestimo optimalen dokumentni skener, lahko pravilno izberemo.

Osnovni dokumentni skenerji se gibljejo cenovno okrog 300€, ponujajo pa priklop samo na računalnik preko USB kabla in omogočajo hitrosti nekje do 20 strani/40 listov na minuto. V tem rangu bi bil primeren dokumentni skener, kot na primer Panasonic KV-S1015C (več o modelu).


Lahko pa izkoristite mrežno okolje v podjetju in se opremite z mrežnim skenerjem, ki zaradi povezave v omrežje omogoča dostop večim uporabnikom in tudi skeniranje na različne točke, kot so deljena mapa na strežniku, direktno na mail ali celo v oblačne točke (npr. google drive). V tem rangu je primeren model Panasonic KV-S1037X (več o modelu), ki se cenovno giblje okrog 400€.

Za večje zajeme dokumentov in pa v kombinaciji z dokumentnim sistemom pa je seveda smiselno razmišljati o močnejših dokumentnih skenerjih z višjimi hitrostmi skeniranja (od 70 strani/140 listov na minuto dalje) in pa sposobnostjo večjega dnevnega skeniranja (okrog 8.000 skenov). V tem rangu bi bil primeren dokumentni skener, kot na primer Panasonic KV-S1058Y (več o modelu).

Obstajajo pa tudi okolja, kjer se redno skenira ogromne količine dokumentov (na primer arhivi) ali pa prihaja do špic z veliko količino skeniranja (na primer skeniranje maturitetnih pol), v takih primerih pa so vam na voljo dokumentni skenerji za najzahtevnejša okolja, kot na primer Panasonic KV-S8147 (več o modelu).

Za lažjo predstavo, kaj pomeni delo s takim dokumentnim skenerjem, si oglejte spodnji video:

PREDSTAVITEV SKENERJA V LABORATORIJU BUYERS LAB 

Ne smemo pa pozabiti na že digitalizirane dokumente, katere želimo opremiti tako, da jih lahko kasneje enostavno poiščemo bodisi na računalniku ali na strežniku. S kombinacijo dokumentnega skenerja in programa za obdelavo pdf dokumentov, kot na primer Kofax Power pdf (več o produktu) ustvarite zares učinkovit sistem za urejanje dokumentacije, s katerim boste lahko uspešno začeli graditi pot k digitalizaciji.

Kaj vse omogoča program za obdelavo pdf dokumentov, si lahko podrobneje preberete tukaj.

Za pomoč pri izbiri optimalne strojne opreme in programskih rešitev se obrnite na nas. Kontakti so vam na voljo tudi na naši spletni strani.

© 2021 Vibor d.o.o. Vse pravice pridržane
Produkcija: Kokos Agency