ViboR
Vibor > Novice > 11 predlogov za začetek digitalnega poslovanja s pomočjo dokumentnega sistema

04. 05. 2021 11 predlogov za začetek digitalnega poslovanja s pomočjo dokumentnega sistema

Kljub številnim prednostim, ki jih prinaša digitalno poslovanje se številna podjetja bojijo oziroma ne znajo narediti prvega koraka k digitalnemu poslovanju. Kje začeti digitalno pot? Kateri poslovni proces avtomatizirati najprej? Katere so dobre prakse avtomatizacije poslovnih procesov?



V nadaljevanju predstavljamo 11 smernic za lažji in enostavnejši prehod na digitalno poslovanje.

1. Prepoznajte katere poslovne procese želite optimizirati in avtomatizirati s pomočjo dokumentnega sistema.

2. Ocenite koliko časa boste prihranili z avtomatizacijo poslovnega procesa, kako bo to vplivalo na vaše sodelavce, partnerje in vaše stranke.

3. S sodelavci, ki so vpleteni v vaš poslovni proces se pogovorite kje imajo največ težav in kaj bi jim najbolj olajšalo delo.

4. Če v podjetju nimate avtomatiziranega nobenega poslovnega procesa, izberite en oddelek v katerem boste začeli digitalizacijo. Oddelek financ ali pa kadrovska služba sta odlična izbira za začetek, saj so procesi že vnaprej definirani, potrebujejo samo optimizacijo in avtomatizacijo. Pri izbiri dokumentnega (DMS) sistema bodite pozorni, da izberete dokumentni sistem s katerim boste lahko digitalizirali vse poslovne procese v podjetju, ne samo enega in, ki bo rastel skupaj z vašim podjetjem.

5. Ko se odločite kateri poslovni proces najprej avtomatizirati, analizirajte potek dokumentov. Kako dokumenti in podatki pridejo v proces, je to preko elektronske pošte, fizične pošte, telefonskega klica, morda elektronskega obrazca? Vsak vhod dokumentov in podatkov v dokumentnem sistemu je hitro najdljiv in uporaben tudi v drugih, povezanih poslovnih procesih.

6. Ocenite kje v procesu prihaja do upočasnjevanja in zamud in ugotovite zakaj prihaja do tega.

7. Prepoznajte kako lahko avtomatizirane poslovne procese povežete z ostalimi poslovno-informacijskimi (ERP) sistemi in s tem še dodatno digitalizirate poslovanje, se znebite pretipkavanja in poskrbite za hiter pretok dokumentov med sistemi.

8. Organizirajte delovni sestanek, analizirajte predloge in začnite avtomatizirati poslovne procese s pomočjo dokumentnega (DMS) sistema.

9. Ko je poslovni proces optimiziram, avtomatiziran in digitaliziran ga testirajte.

10. Naredite prehod »v živo« in se poslovite od npr. zamudnega pretipkavanja računov, iskanja dokumentov po fasciklih…

11. Nadaljujte z digitalizacijo poslovanja in avtomatizirajte še druge poslovne procese v podjetju in iščite predloge za izboljšavo tudi, ko so poslovnih procesi avtomatizirani.


Upamo, da vam bodo zgornje smernice v pomoč pri začetku digitalizacije podjetja in pri avtomatizaciji poslovnih procesov, ključen je tudi izbor ponudnika dokumentnega sistema, saj vam ponudnik predlaga in pripravi izboljšave vaših poslovnih procesov.

Vsaka pot se začne s prvim korakom, in digitalna pot ni nobena izjema.
© 2021 Vibor d.o.o. Vse pravice pridržane
Produkcija: Kokos Agency