NP so interni pravni akt organizacije, ki ureja in v obliki pravil oziroma navodil določa izvajanje zajema in hrambe gradiva v digitalni obliki. V praksi pa predstavlja še en način za izboljšavo poslovanja.
vir: Potrjevanje notranjih pravil in vzorčnih notranjih pravil
Uvedba in sprejem notranjih pravil je pomembna predvsem iz vidika zagotavljanja pravne veljavnosti elektronsko hranjenih dokumentov. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA/(Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14) namreč pravno veljavnost veže na obstoj (in izvajanje) potrjenih notranjih pravil.
Posamezni subjekti lahko svoja noranja pravila pošljejo v potrditev Arhivu RS. Le-ta preveri skladnost pravil z zakonodajo in enotnimi tehnološkimi zahtevami (ETZ). Če se pri pregledu skladnost ugotovi, se pravila potrdi. S tem se hranjenemu gradivu zagotovi pravna veljavnost že na podalgi zakona.
• Javnopravna oseba, ki bo zajemala ali hranila gradivo v digitalni obliki, in ponudnik storitve zajema in hrambe oziroma spremljevalnih storitev.
• Druge osebe sprejmejo NP po lastni presoji oziroma, če to zahteva drug zakon.
Organizacija, ki bo zajemala ali hranila gradiva v elektronski obliki, lahko skladno z 18. členom ZVDAGA pripravi notranja pravila. Javnopravne osebe obvezno, osebe zasebnega prava prostovoljno. Javnopravne osebe pripravljena notranja pravila pošljejo v potrditev Arhivu RS na podlagi določil 19. člena ZVDAGA. Sam postopek potrjevanja notranjih pravil podrobneje določa 9. člen Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva /UVDAG/ (Uradni list RS, št. 42/17).
Z vpeljavo notranjih pravil uredimo zakonsko skladno hrambo dokumentov v elektronski obliki. Tekom uvedbe notranjih pravil natančno popišemo in definiramo postopke zajema in upravljanja dokumentacije v ključnih procesih in sistemih.
Predvsem pa se natančno opredeli vloge posameznih zaposlenih in odgovornih oseb pri celotnem postopku digitalizacije dokumentacije.
• Glede na trenutno stanje pri delu z dokumentacijo vam pripravimo lastna notranja pravila ali pa izberete vzorčna notranja pravila.
• Svetujemo vam pri optimizaciji poslovanja pri prehodu na elektronsko poslovanje in hrambo.
• Pomagamo vam identificirati morebitna tveganja pri prehodu na elektronsko poslovanje in hrambo.
• Nudimo vam pomoč pri postopku potrjevanja notranjih pravil pri Arhivu RS.
• Posodobitev notranjih pravil zaradi zahtev zakonodaje izvedemo mi, brez dodatnih stroškov.
• Pomagamo vam pri usklajevnju med vami in ponudniki hrambe ali izbiri ponudnika dokumentnega sistema.
