ViboR
Vibor > Novice > Varno elektronsko podpisovanje pogodb in ostalih dokumentov

21. 01. 2022 Varno elektronsko podpisovanje pogodb in ostalih dokumentov

Vse, kar morate vedeti o elektronskem podpisovanju dokumentov in uporabi elektronskih podpisov.



Vsak nov posel, ki ga pridobimo se na koncu zaključi s podpisano pogodbo, naj gre za prodajno pogodbo ali pa za katerokoli drugo vrsto pogodb. Pri lastnoročnih podpisih je proces podpisovanja pogodb dolgotrajen in nikoli zares ne vemo kdaj bomo prejeli podpisano nazaj v svoje roke. Sploh v zadnjih časih se postopek podpisovanja še dodatno zavleče, ker nismo vsak dan prisotni na delovnem mestu ampak delamo od doma. Slednje je samo ena izmed težav lastnoročnih podpisov, še mnogo drugih je.

A zgornje težave obstaja preprosta rešitev, to je elektronsko podpisovanje pogodb in ostale dokumentacije. Verjetno ste že slišali za  SIGOV-CA, SIGEN-CA, POŠTA®CA, HALCOM-CA – z njimi lahko podpisujete dokumente elektronsko, povsem varno in brez skrbi.

V podjetjih je veliko težav s podpisovanjem pogodb, velikokrat se zgodi, da se pogodba pozabi obnovit ali pa se založi in je ne najdete. Ste pomislili, da bi dokumentni sistem mislil namesto vas in vas obvestil o poteku pogodbe ali poteku aneksa? V številnih podjetjih se tudi soočajo s pozabljivostjo obnavljanja pogodb o zaposlitvi, tudi v tem primeru vas lahko dokumentni sistem opozori, da morate pripraviti podaljšanje pogodbe in jo poslati zaposlenemu v podpis. Dokumentni sistem DocuWare v povezavi z elektronskim podpisovanjem dokumentov je rešitev, ki jo potrebujete.

DocuWare na področju elektronskega podpisovanja dokumentov sodeluje s priznanimi podpisovalci, kot sta ValidatedID in Docusign, verjetno ste za njih že slišali. Si predstavljate proces podpisovanja pogodb z DocuWare in ValidatedID? Gre za res enostaven proces pri katerem vam nobena pogodba ne bo ušla izpod nadzora.

Če proces pogledamo malo bolj podrobno ga lahko opišemo na sledeč način.

  1. Pogodbo najprej uskladimo s partnerjem. Vse popravke pogodb lahko delamo znotraj DocuWare, saj je dokumentni sistem DocuWare že povezan z Microsoftovomi orodji Office365.
  2. Ko je pogodba pripravlja za podpis lahko pogodbo podpišemo z Kvalificiranim podpisom (podpis z lastnim certifikatom), ko je pogodba z ene strani podpisana jo pošljemo v podpis še drugi strani, ki po elektronski pošti prejme povezavo za elektronski podpis pogodbe.
  3. Ko je pogodba podpisana na obeh straneh, podpisniki pogodbo prejmejo na e-pošto in pogodba se tudi shrani direktno v dokumentni sistem DocuWare in se hrani zakonsko določeno obdobje.
Podpisovanje je zares preprosto, podpisujemo lahko od kjerkoli in kadarkoli, preko osebnega računalnika, tablice ali pa pametnega telefona.

© 2022 Vibor d.o.o. Vse pravice pridržane
Produkcija: Kokos Agency