V večini organizacij poteka plačevanje računov po dokaj predvidljivi poti, na tej poti pa obstaja več priložnosti za racionalizacijo in izboljšanje procesa s pomočjo programske opreme DocuWare za avtomatsko obdelavo računov.
- Prejemanje in zajemanje: Postopek obveznosti se začne s prejemom računov od prodajalcev in ponudnikov storitev. Tradicionalno ti računi prispejo v različnih oblikah, na primer v papirni obliki, po elektronski pošti ali v elektronski obliki. Avtomatiziran sistem za plačilne naloge zajame in digitalizira vse prejete račune, s čimer zmanjša potrebo po ročnem vnosu podatkov in zagotovi, da noben račun ni spregledan. Digitalizacija podjetjem omogoča tudi učinkovitejše spremljanje računov.
- Indeksiranje: Podatke o računih je treba indeksirati, da jih lahko pripišete ustreznim računom v finančnih sistemih. To je lahko zamudno in nagnjeno k napakam. Avtomatizacija samodejno vnese te informacije, s čimer odpravi ročno vnašanje podatkov in zmanjša število napak. Integracija med avtomatiziranimi sistemi in računovodsko programsko opremo zagotavlja nemoten pretok podatkov. Zmožnost prilagajanja poslovnih pravil in predlog pa postopek še dodatno poenostavi in ga tako lažje prilagodi posebnim potrebam vaše organizacije.
- Potrjevanje: Po prejemu je treba preveriti točnost računov. Ta korak vključuje preverjanje neskladij med naročili, potrdili o dobavi in podatki na računu. Avtomatizacija pogosto uporablja optično prepoznavanje znakov (OCR) v kombinaciji z novo tehnologijo, kot je inteligentna obdelava dokumentov, za racionalizacijo tega postopka in zmanjšanje tveganja človeške napake. Te tehnologije ne le prihranijo čas, temveč tudi povečajo natančnost obdelave računov, kar podjetjem omogoča, da se osredotočijo na naloge z večjo vrednostjo.
- Odobritev: Ročni postopki odobritve lahko povzročijo ozka grla, zlasti kadar gre za govorno komunikacijo ali neuradna elektronska sporočila. Avtomatizirani sistemi pa račune nemudoma usmerijo k ustreznim potrjevalcem, pri čemer uporabljajo vnaprej določene delovne tokove, ki zagotavljajo pravočasne podpise. Če odobritve niso zaključene v določenem roku, se lahko odobriteljem pošljejo e-poštna obvestila, da se zmanjšajo zamude. Ti opomniki pomagajo zagotoviti, da so naloge opravljene pravočasno. Avtomatizacija omogoča tudi spremljanje statusa odobritve v realnem času, kar zagotavlja večjo preglednost in nadzor nad potekom dela.
- Obdelava plačil: Avtomatizacija z dokumentnim sistemom DocuWare omogoča bolj pravočasna plačila in vam pomaga izkoristiti popuste za predčasna plačila. Poleg tega se boste izognili zamudnim pristojbinam. Avtomatizacija podpira tudi več načinov plačevanja, bančnimi nakazili in virtualnimi kreditnimi karticami.
- Usklajevanje in vodenje evidenc: Zadnji korak je uskladitev plačil z računi in vodenje natančnih evidenc. Avtomatizirane rešitve ustvarijo jasno revizijsko sled, kar olajša pridobivanje podatkov med revizijami in finančnimi pregledi. Avtomatizacija olajša tudi izdelavo podrobnih poročil, ki lahko zagotovijo pomemben vpogled v vzorce porabe, denarni tok in uspešnost prodajalcev.
Prednosti avtomatizacije delovnih postopkov za obveznosti do računov
- Večja učinkovitost in krajši čas obdelave ✅
- Večja natančnost in manj človeških napak ✅
- Izboljšana finančna preglednost in poročanje ✅
- Prihranek stroškov z zmanjšanjem operativnih stroškov ✅
- Večja skladnost in manjše tveganje goljufij ✅