Ne glede na vir: upravljajte vse dokumente v DocuWare

Danes podjetja uporabljajo različne oblačne in lokalne aplikacije za ustvarjanje ali prejemanje dokumentov. Ne glede na to, kje in v kakšni obliki so vaši dokumenti ustvarjeni, je DocuWare ključen za njihovo upravljanje in izkoriščanje podatkov v njih.

Vsi dokumenti se lahko popolnoma indeksirajo in vstopijo v vaš DocuWare arhiv brez ročnega vnosa podatkov - ne glede na njihov izvor:

druge aplikacije (ERP),
spremljane mape na vašem strežniku,
druge programske rešitve,
vaša e-poštna mapa,
skener ali multifunkcijska naprava ali
pametni telefon.

Shranite dokumentne iz ostalih oblačnih programskih rešitev

Predpostavimo, da uporabljate ERP v oblaku in želite varno shraniti račune v DocuWare. ERP samodejno generira te račune v obliki PDF in jih pošilja po e-pošti strankam. Isti korak omogoča prenos dokumentov v DocuWare in samodejno povezavo z ustrezno obdelavo v sistemu ERP. Za to preprosto rešitev povežite DocuWare s svojim oblačnim ERP prek povezovalnika DocuWare iPaaS.

Z uporabo povezovalnikov iPaaS lahko neposredno povežete številne oblačne aplikacije z DocuWare. Dokumenti iz teh programov se nato centralno shranijo v DocuWare in se brezhibno obdelujejo s pomočjo delovnih tokov.

DocuWare omogoča samodejni uvoz dokumentov iz map, e-pošte ali drugih programskih rešitev

DocuWare spremlja mape, ki ste jih določili, in jih samodejno prenese v mapo v DocuWare. Na primer, to lahko vključuje mapo, ki ste jo nastavili za vse prejete račune, ki so bili skenirani na mrežni napravi. Dokumenti se takoj indeksirajo v skladu z vašimi specifikacijami, kar pomeni, da jih je mogoče takoj obdelovati, in takoj boste imeli korist od pomembnih podatkov, ki jih vsebujejo.

E-pošta doseže mapo ali odložišče neposredno prek integracije s strežnikom za pošto. V programu Microsoft Outlook lahko enostavno uvozite e-pošto v vmesnik Outlook prek lastnega odjemalca. Prav tako lahko ročno arhivirate priloge neposredno iz poštnega predala.

Ročen uvoz dokumentov v ustrezno odložišče

Na primer, enostavno lahko arhivirate dokumente iz programa Microsoft Office. Uporabite integrirano funkcijo tiskanja v DocuWare in dokumente uvozite v mapo v DocuWare prek ukaza za tiskanje - ali gre za dokument v programih Word, Excel ali PowerPoint. S kombinacijo tipk Ctrl-P lahko dokument neposredno pošljete v arhiv.

Če uporabljate Windows in prikazujete DocuWare v strukturi map, lahko dokumente premikate s funkcijo "povleci in spusti" iz namizja ali mape v operacijskem sistemu Windows v mapo v DocuWareu.

Potujete za podjetje in želite shraniti prejete račune med potjo? Fotografirajte jih s programom PaperScan in jih neposredno pošljite v mapo v DocuWareu. Lahko jih tudi takoj posnamete s pomočjo mobilne aplikacije DocuWare Mobile. S pomočjo obeh možnosti vam bo za to potrebno le nekaj sekund.

Ne glede na vir vaših dokumentov, vam DocuWare omogoča, da jih hitro uvozite in njihove podatke uporabite učinkovito v svojih procesih in delovnih tokovih.

22. 06. 2023 Ne glede na vir: upravljajte vse dokumente v DocuWare