V vsakem podjetju se prejeti računi prej ali slej stekajo na isto mesto, v finance. In prav tam se obdelava pogosto tudi najbolj upočasni: podatke je treba ročno prepisati v sistem, odobritve potujejo po e-pošti in se izgubijo v predalih, neusklajenost z naročilnico pa pride na dan šele, ko je za mirno rešitev že prepozno. Posledica so počasnejša plačila, izgubljeni popusti za predčasno poravnavo in ure, ki jih računovodstvo porabi za iskanje namesto za delo.
DocuWare je platforma za upravljanje dokumentov in avtomatizacijo poslovnih procesov (ECM), zgrajena prav za to, da to pot skrajša. Prejeti račun steče skozi sistem od trenutka, ko prispe, do trenutka, ko je odobren, plačan in arhiviran, brez enega samega e-maila.
Od inteligentnega indeksiranja do popolne avtomatizacije
Osnovo predstavlja inteligentno indeksiranje, ki ga DocuWare ponuja že danes: sistem samodejno prebere ključne podatke z računa – dobavitelja, znesek, datum zapadlosti, številko računa – in ga takoj usmeri v pravo odobritveno verigo, s polno revizijsko sledjo vsakega koraka.
DocuWare IDP (Intelligent Document Processing) gre še korak dlje. Z napredno kombinacijo OCR-ja, prepoznave ročne pisave in generativne AI ekstrakcije sistem dokument samodejno razvrsti in izlušči podatke – tudi iz slabo skeniranih ali ročno izpolnjenih računov – nato pa jih uskladi z naročilnico, dobavnico in matičnimi podatki v vašem ERP sistemu. Človek se v proces vključi samo takrat, kadar se podatki ne ujemajo; pri vsem ostalem obdelava teče sama, brez ročnega posega.
Rezultat je hitrejša obdelava, manj napak in predvsem preglednost: kadarkoli je mogoče preveriti, kje v procesu je posamezen račun in pri kom trenutno čaka.
Varnost in skladnost, vgrajena od začetka
Dokumenti v DocuWare so shranjeni s šifriranjem AES-256, dostop do njih pa je urejen po vlogah, tako da vsak uporabnik vidi in ureja le tisto, kar sme. Platforma je certificirana po ISO 27001 in SOC 2 Type 2, podpira skladnost z evropsko uredbo GDPR, v Sloveniji pa je certificirana tudi po zakonu o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (ZVDAGA).
E-računi se bližajo
Slovenija je oktobra 2025 sprejela zakon, po katerem bodo od 1. januarja 2028 e-računi za domače B2B posle obvezni. Izmenjava bo potekala prek e-poti ponudnikov, neposredne izmenjave, omrežja PEPPOL ali brezplačnih aplikacij miniCheckout za manjša podjetja. Na ravni Evropske unije bo z direktivo ViDA od 1. julija 2030 podobna obveznost veljala še za čezmejne posle. DocuWare e-račune podpira že danes, zato podjetjem, ki avtomatizacijo uvedejo zdaj, prehod ne bo prinesel presenečenj.
Na brezplačnem Webinarju 15.9.2026 ob 14.00h vam bomo v živo pokazali, kako DocuWare pospremi prejeti račun skozi celoten proces – od trenutka, ko prispe, do trenutka, ko je odobren in pripravljen za plačilo. Brez e-pošte, brez izgubljenih papirjev, s polno sledljivostjo vsakega koraka.
👉 PRIJAVITE SE BREZPLAČNO