Elektronski podpisi (e-podpisi) so danes eden ključnih gradnikov digitalnega poslovanja. Raziskava podjetja DocuWare, izvedena med več kot 1.200 zaposlenimi v ZDA in 1.400 v Združenem kraljestvu, je pokazala, da več kot 70 % ameriških in kar 83 % britanskih podjetij že uporablja elektronske podpise pri vsaj delu svojih poslovnih procesov.
Kljub temu pa uporaba e-podpisov pogosto ni celostna. Številna podjetja jih uporabljajo le občasno, mnogi zaposleni pa tehnologije in njenih prednosti še vedno ne poznajo dovolj dobro. Kot globalni ponudnik rešitev za upravljanje dokumentov pri DocuWare opažamo vse večje povpraševanje po varnih in pravno veljavnih elektronskih podpisih, zato smo se poglobili v razloge, ki zavirajo širšo uporabo.
Kaj so elektronski podpisi?
Elektronski podpis je digitalni način potrjevanja identitete podpisnika in njegovega soglasja z vsebino dokumenta. Pod pojem elektronski podpis spada več različnih oblik:
-
vpis imena in dodatnih identifikacijskih podatkov (npr. ID številka),
-
ročni podpis na zaslonu s prstom ali pisalom (stylus),
-
podpis z uporabo digitalnih poverilnic, biometrije, šifriranja in zaupanja vrednega ponudnika storitev (TSP-Trust Service Provider).
Zadnja možnost je najvarnejša in najbolj priporočljiva za poslovno rabo, še posebej pri pogodbah, internih aktih in dokumentih, kjer je pomembna skladnost z zakonodajo (compliance).
Kako delujejo elektronski podpisi?
Način delovanja je odvisen od vrste e-podpisa. Pri enostavnih podpisih se slika podpisa zgolj doda dokumentu. Napredni in kvalificirani elektronski podpisi pa uporabljajo tehnologije preverjanja identitete, šifriranje in revizijske sledi, ki zagotavljajo avtentičnost in pravno veljavnost.
Tipičen potek elektronskega podpisovanja izgleda takole:
-
Dokument se pošlje podpisniku v digitalni obliki
-
Podpisnik potrdi svojo identiteto (npr. preko Validated ID, DocuSign ali biometričnih metod)
-
Podatki o podpisu se varno pripnejo dokumentu
-
Dokument se samodejno premakne v naslednji korak digitalnega delovnega procesa
-
Končni dokument se arhivira in je takoj dostopen pooblaščenim osebam
Zakaj uporabljati elektronski podpis?
Podjetja, ki že uporabljajo elektronske podpise, poročajo o številnih prednostih:
-
hitrejše izvajanje procesov (več kot 50 % podjetij),
-
prihranek časa zaposlenih (39 %),
-
boljša skladnost z zakonodajo in varnostnimi zahtevami,
-
odprava papirja in stroškov tiskanja, skeniranja ter pošiljanja,
-
podpora delu na daljavo,
-
boljše upravljanje in sledljivost dokumentov,
-
takojšen dostop do dokumentov za prodajo, HR, podporo strankam,
-
manj napak pri vnosu in arhiviranju podatkov.
V primerjavi s klasičnim podpisovanjem na papirju podjetja pogosto izpostavljajo težave, kot so izguba pregleda nad tem, kje se dokument nahaja, dolgotrajno zbiranje podpisov, visoki stroški hrambe papirnih dokumentov in napake, ki vodijo v zamude ali celo izgubo poslov.
Kako ustvarimo elektronski podpis?
Elektronski podpis lahko ustvarite z uporabo:
-
sistema za upravljanje dokumentov (DMS), kot je DocuWare,
-
samostojnih aplikacij za e-podpis.
Prednost DMS sistema je v tem, da je podpisovanje del celotnega digitalnega delovnega toka, od priprave dokumenta do arhiviranja.
Ali so elektronski podpisi varni?
Da. Elektronski podpisi se izvajajo znotraj varnih strojnih modulov (HSM) v zaščitenem oblačnem okolju. To zagotavlja zaščito kriptografskih ključev, celovitost dokumenta, sledljivost in revizijsko sled.
Elektronski podpisi v praksi: Validated ID in DocuWare
Za podjetja, ki potrebujejo pravno veljavne, varne in skladne elektronske podpise, je ključno sodelovanje z zaupanja vrednim ponudnikom storitev (TSP). Rešitev Validated ID, integrirana v sistem DocuWare, omogoča uporabo naprednih in kvalificiranih elektronskih podpisov, ki izpolnjujejo zahteve uredbe eIDAS ter drugih evropskih in mednarodnih standardov.
S pomočjo Validated ID lahko podjetja zanesljivo preverijo identiteto podpisnika, zagotovijo celovitost dokumenta ter ustvarijo popolno revizijsko sled. Elektronsko podpisovanje postane del avtomatiziranega delovnega procesa, od priprave dokumenta, potrjevanja in podpisovanja do varnega arhiviranja. Tako podjetja ne le pospešijo poslovanje, temveč tudi zmanjšajo tveganja, povezana z ročnim podpisovanjem, izgubo dokumentov in neskladnostjo z zakonodajo.
Zahtevajte brezplačno predstavitev in odkrijte, kako lahko hitreje sklepate pogodbe, zmanjšate stroške ter zagotovite najvišjo raven varnosti in skladnosti.
