ViboR
Vibor > Novice > Digitalizacija poslovanja in delo od doma

21. 04. 2021 Digitalizacija poslovanja in delo od doma

Delo od doma in sestanki ne bodo nikoli več kar so bili. Nove tehnologije in novi načini komunikacije nam prinašajo ogromne spremembe na tem področju. Kot odgovor na spremembe pa potrebujemo strategijo, ki nam bo pomagala slediti novim trendom.

Na kaj moramo biti pozorni

Svetovna zdravstvena kriza je dinamiko poslovanja postavila na glavo. Z mislijo zaščite zaposlenih pred novim Korona virusom, so nekatera podjetja uvedla »poslovanje na daljavo«. Delo od doma je postalo stalnica, sestanki pa so se preselili v virtualni svet. Delo in sestanki, kot smo jih poznali do sedaj, se po končani svetovni zdravstveni krizi v veliki meri ne bodo več vrnili na stare tirnice temveč bo trend digitalizacije in dela na daljavo ostal na dokaj visokem nivoju.

 Osebna srečanja ali virtualni sestanki

Sestanki s sodelavci, poslovnimi partnerji in dobavitelji tako po novem v večini potekajo preko raznih spletnih orodij oziroma aplikacij, ki nam tako virtualno sestankovanje omogočajo. Hitri prehod iz osebnega srečanja na virtualne sestanke je prinesel ogromno strahov, kako taka srečanja organizirati jih voditi in kaj narediti, da bo sestanek prinesel željene rezultate. Pri tem je poleg izbire prave programske opreme za virtualna srečanja zelo pomembna priprava na sestanek, ki zaradi drugačne izvedbe zahteva malce več predpriprav. Ne glede na vse, pa je potrebno poskrbeti za jasno agendo, v kolikor želite sestanek oziroma srečanje izvesti optimalno. Pri virtualnem sestankovanju udeležneci hitro pozabijo, da so na sestanku in kaj kmalu se lahko razprede razprava, ki ne sledi rdeči niti sestanka. Vendar se vam ob pravi tehnologiji in dobro načrtovanem sestanku, tako vsebinsko, kot časovno, to ne more zgoditi.

Izbrana tehnologija za sestanke naj bo enostavna za uporabo, predvsem pa naj bo dovolj zmogljiva, da se virtualna srečanja oziroma sestanki odvijajo nemoteno in brez prekinitev.

Na trgu se vam zato ponuja kar nekaj možnosti in kvalitetnih tehnoloških rešitev, različnega cenovnega razpona. Če naštejem samo nekatere rešitve, kot so Microsoftove (Teams) do Cisco (Webex) rešitve, nekaterim ljubši in bolj poznani Zoom.

Na začetku virtualnega sestanka je zelo pomembno, da se posamezni udeleženci predstavijo, saj na tak način poskrbimo za boljšo povezanost in sproščenost vseh udeležencev. Vodenje virtualnega sestanka, pa naj bo sistematično. V naprej določite vodjo sestanka, ki bo jasno opredeljeno agendo lahko pripeljal do konca, kjer udeležencem ponudite možnost za vprašanja in odgovore.

Delo od doma je nova normala

Pred nastopom svetovne zdravstvene krize je po podatkih EUROSTATA  v letu 2019 v Evropski uniji od doma delalo 5,4 % zaposlenih v starostni skupini od 15 do 64 let. V Sloveniji neposredno pa 6,8 % zaposlenih. V času Covid epidemije je kar 37% vseh zaposlenih v EU prešlo na delo od doma, od tega je z delom od doma pričela približno četrtina zaposlenih, ki pred tem niso nikoli delali od doma. (vir: Republika Slovenija gov.si)

 

Delo od doma za mnogo zaposlenih predstavlja velik organizacijski izziv in za delodajalca morebiten finančni zalogaj, saj je potrebno, v kolikor rešitve za delo na daljavo še ni, le to vpeljati. Zato mora podjetje, ki želi uspešno uvesti delo na daljavo oziroma delo od doma prvo pripraviti strategijo, ki jo mora podpreti s primerno tehnologijo za komunikacijo in upravljanje z dokumentni. Dobro podprta informacijska infrastruktura predstavlja v sodelovanju s strategijo dobro podlago za uspešno vpeljavo dela od doma.



Vsako podjetje si glede na svoje zmožnosti in strategijo postavi komunikacijske kanale, ki jih uporabljajo za različne in v naprej določene namene. Postavitev komunikacijskih kanalov je bistvenega pomena za kvalitetno opravljanje dela, saj zaposlenih ne begajo razni drugi kanali vhoda in se tako res lahko posvetijo svojem delu.

Delo od doma zato predstavlja velik organizacijski problem in to ne samo za podjetja, temveč tudi za zaposlene. Da se vam delo doma ne bi zavleklo do poznih ur in da učinkovitost ne bi padla, je pomembno, da se zavedamo, da je za dobro opravljeno delo potrebno zagotoviti čimbolj optimalen prostor, kjer bomo delo opravljali s čim manj motnjami in karseda učinkovito. Planirajte si več krajših odmorov skozi celoten delavnik, med delom se večkrat sprehodite po prostoru in za trenutek odklopite možgane, uredite si primeren delovni prostor.

Nekaterim povzroča težave motivacija za delo in takrat se izrazijo osebne lastnost posameznikov, za katere delo od doma ne predstavlja težave. Ob pomanjkljivi motiviaciji so samodisciplina, osredotočenost in dobro načrtovanje delavnika so ključni elementi za uspešno opravljeno delo.

Pri tem pa ne gre pozabiti, da dolgotrajno delo od doma povzroča odtujenost zaposlenih, psihično zahtevni časi pa to odtujenost le še poglabljajo. Zato je potrebno v strategijo podjetja nujno vključiti tudi organizacijsko kulturo in spremembe, ki jih bo delo od doma prineslo, integrirati v naše načrte v smislu vzdrževanja socialnih stikov in na tak način poskrbeti, da produktivnost in duševno zdravje posameznika ne začne padati.

Nagrajevanje, pohvale in ocenjevanje zaposlenih, ki delajo od doma naj postanejo stalnica in naj bodo natančno definirana pravila del strategije dela od doma, saj lahko odsotnost naštetega povzroči močan upad motivacije in posledično produktivnosti.

Delo od doma nam prinaša kar nekaj neznank in nevarnosti, a ob uspešnem planiranju in pravilni izbiri informacijske tehnologije s katero boste podprli vašo strategijo, delo od doma ne bo več možnost za neuspeh, temveč vaša vstopnica v nov svet.

Ester Bradač

© 2021 Vibor d.o.o. Vse pravice pridržane
Produkcija: Kokos Agency