ViboR
Vibor > Novice > Vse kar morate vedeti o elektronskem podpisovanju pogodb

06. 08. 2024 Vse kar morate vedeti o elektronskem podpisovanju pogodb

Veliko poslovnih dokumentov, kot so pogodbe, se vedno bolj pogosto podpisuje digitalno namesto ročno, saj je to odličen način za pospešitev različnih procesov. V nadaljevanju je pregled različnih vrst elektronskih podpisov – preprostih, naprednih in kvalificiranih – ter kako vam lahko DocuWare pomaga pri njihovi uporabi.

Kaj je elektronski podpis?

Elektronski podpisi nadomeščajo klasične podpise na papirnih dokumentih in se uporabljajo v različnih kontekstih. Tehnično gledano so to podatki, povezani z elektronskimi dokumenti, ki potrjujejo identiteto podpisnika in zagotavljajo integriteto informacij. To omogoča podpisovanje dokumentov brez fizične prisotnosti osebe ali potrebe po tiskanju na papir.

Tri ravni varnosti elektronskih podpisov

Glede na potrebno raven varnosti in dokazno vrednost ločimo tri vrste elektronskih podpisov. Pravni okvir za to v EU se imenuje eIDAS (Elektronska identifikacija, avtentikacija in storitve zaupanja).

Preprost elektronski podpis

Za številne dokumente uporabljamo preprost elektronski podpis. V elektronski pošti in številnih pogodbah sta zadostna tipkano ime in/ali bitna slika lastnoročnega podpisa. Za takšne dokumente zakon ne zahteva posebne oblike in obstaja majhno tveganje, da bi bila njihova pravna veljavnost izpodbijana. Z DocuWare lahko zagotovite preprost elektronski podpis s pomočjo žiga.

Napreden elektronski podpis

V primeru spora, kjer je treba identificirati podpisnika dokumenta ali ustvarjalca podpisa, potrebujete napreden elektronski podpis. Ta se pogosto uporablja za komercialne pogodbe v sektorju B2B. eIDAS predpisuje določena pravila za to raven podpisa, na primer ustvarjalec podpisa mora biti identificiran z uporabo potrdila za elektronski podpis. Napreden podpis ima srednjo dokazno vrednost.

Kvalificiran elektronski podpis

Za nekatere dokumente, kot so določene pogodbe, na primer po slovenski zakonodaji, je zahtevan lastnoročni podpis. V teh primerih se uporablja kvalificiran elektronski podpis, ki je, z nekaj izjemami, enakovreden lastnoročnemu podpisu na sodišču in ima najvišjo dokazno vrednost.


Veliko možnosti za uporabo elektronskih podpisov

Elektronski podpisi ponujajo številne prednosti pred običajnimi podpisi. Omogočajo hitro in učinkovito obdelavo dokumentov ter prilagodljivo in neodvisno sodelovanje, s čimer prihranijo čas, stroške in papir.

Glede na vsak primer uporabe se lahko najboljša vrsta elektronskega podpisa razlikuje. Za notranje postopke odobravanja ali delovne tokove potrjevanja in potrjevanja je pogosto dovolj preprost elektronski podpis. Ali je za poslovno kritične dokumente in procese potrebna večja dokazna vrednost naprednega ali celo kvalificiranega podpisa, je treba pravno preveriti od primera do primera.

Spodaj je navedenih nekaj primerov, kjer so elektronski podpisi še posebej uporabni:

Storitve za stranke: Pospešite procese, kjer stranke potrdijo prejem informacij, blaga ali celo storitev z elektronskim podpisom.

Pogodbe: Sklenite pogodbe brez zamud in prekinitev zaradi različnih medijev ali sistemov; na primer najemne pogodbe za vozila zaposlenih.

Upravljanje kakovosti: Naj zaposleni elektronsko podpišejo delovna navodila, pogodbe o zaupnosti ali druge sporazume, ne glede na to, ali delajo v pisarni, doma ali na drugih lokacijah.

Kadrovske evidence: Elektronski podpisi omogočajo popolnoma oddaljeno zaposlovanje novih članov ekipe. V času pomanjkanja usposobljenih delavcev in uporabe dela na daljavo lahko vaš kadrovski oddelek podpiše številne vrste delovnih pogodb - brez izgube dragocenega časa ali potrebe po osebnem podpisovanju. To ne le prihrani stroške za papir in poštnino, temveč tudi močno pospeši procese.


Kako delujejo elektronski podpisi z DocuWare?

Preprost elektronski podpis z žigom

Kot primer lahko s pomočjo DocuWare žigov uporabite preprost elektronski podpis za odobritev dokumenta ali potrditev prejema. Na ta način lahko dodate svoj podpis tudi ponudbam in drugim odhodnim dokumentom. V ta namen je mogoče DocuWare žig konfigurirati tako, da je vaš podpis shranjen kot slika v žigu.

Povezava naprednih in kvalificiranih podpisov preko storitve Signature Service

Za napredne in kvalificirane elektronske podpise DocuWare sodeluje s ponudniki storitev podpisovanja Validated ID in DocuSign. Povezava deluje brezhibno preko storitve Signature Service v DocuWare delovnem toku. Seveda pa lahko uporabite tudi že pridobljene certifikate slovenskih ponudnikov kot so SIGEN-CA, Halcom in drugi.

Postopek podpisovanja lahko poteka na naslednji način:

  • Odhodna pogodba se takoj po vložitvi prenese v DocuWare arhiv za podpisovanje.
  • Nalaganje pri ponudniku storitev podpisovanja in prenos prejemniku sta popolnoma avtomatizirana: podpisnik lahko odpre in podpiše dokument na svojem pametnem telefonu, računalniku ali tablici. Avtentikacija se izvede, na primer, z SMS kodo.
  • Podpisani dokument se posodobi v arhivu. S seznami statusov in obvestili je mogoče kadar koli natančno videti, kateri dokumenti so še v postopku podpisovanja ali so že vrnjeni.

Preprosta integracija naprednih in kvalificiranih podpisov v vaš DocuWare sistem je omogočena s predkonfigurirano rešitvijo "DocuWare za elektronski podpis". Vse je že pripravljeno za hitro izvedbo: registracija pri ponudnikih storitev podpisovanja, ustvarjanje nastavitev podpisa ali sam potek podpisa.

👉 Oglejte si DocuWare v akciji! Najboljši način, da vam pokažemo, kako lahko vaše podjetje digitalizira in poenostavi poslovne procese je s pomočjo predstavitve. Kontaktirajte nas za brezplačno 30 dnevno testiranje! - prodaja@vibor.si 😎

pon.-čet. 7:30 in 16:00, pet. 7:30 in 14:00
© 2024 Vibor d.o.o. Vse pravice pridržane
Produkcija: Kokos Agency